تقييم مدى كفاءة النظام المحاسبي الآلي للشركة

المحاسب القانوني ناصر التاج

يمكن تقييمه استنادًا إلى المعايير الأربعة التالية:

1 - المعايير الرئيسية:

- الملاءمة لاحتياجات الشركة: 

مدى تلبية النظام لاحتياجات الشركة وطبيعة نشاطها.

- الدقة: 

قدرة النظام على تقديم تقارير مالية دقيقة وخالية من الأخطاء.

- المرونة: 

مدى قابلية النظام للتعديل ليتناسب أو لتلبية التغيرات في الشركة واحتياجاتها ومتطلبات التوسع والنمو.

- الامتثال للمعايير المحاسبية: 

توافق النظام مع المعايير المحاسبية المحلية والدولية.

- دقة البيانات والمعلومات: 

التأكد من أن النظام يقدم معلومات مالية دقيقة وصحيحة دون وجود أخطاء أو تناقضات.

- السرعة في المعالجة: 

قياس سرعة النظام في معالجة المعاملات الحسابية وتوليد التقارير المالية في الوقت المناسب.

- الأمان وحماية البيانات: 

التأكد من وجود إجراءات قوية لحماية البيانات المالية وحمايتها من المهاجمين أو الفقدان أو الوصول الغير مصرح به.

- التقارير والتحليلات: 

توفر النظام لأدوات تحليلية تساعد في إعداد التقارير المالية والتوقعات المستقبلية.

- سهولة الاستخدام والتدريب: 

تقييم مدى سهولة استخدام النظام ودرجة التدريب التي يحتاجها الموظفون للعمل عليه.

- التكامل مع الأنظمة الأخرى: 

قدرة النظام على التكامل مع الأنظمة الأخرى في الشركة.

- التحديثات المنتظمة: 

تحديثات دورية لتحسين الأداء.

2 - المعايير المالية:

- التكلفة: 

تكاليف النظام مقابل الفوائد المحققة، مثل التراخيص، الصيانة، والتطوير.

- الرقابة المالية: 

قدرة النظام على توفير أدوات للرقابة المالية وضمان سلامة المعاملات.

- إدارة الميزانية: 

دعم النظام لعمليات إعداد ومراقبة الميزانية.

- تقارير الأداء المالي: 

مدى قدرة النظام على إنتاج تقارير دورية دقيقة لتحليل الأداء المالي.

- زيادة الدقة المالية: تحسين دقة التقارير المالية.

- تقليل الأخطاء: تقليل الأخطاء المحاسبية.

3 - المعايير الإدارية:

- إدارة المستخدمين والصلاحيات: 

وجود مستويات أمان وصلاحيات تتيح توزيع الأدوار بفعالية.

- إدارة الوقت: 

كفاءة النظام في تسريع العمليات الإدارية مثل إعداد الفواتير ومتابعة الحسابات والعمليات المالية.

- تكامل الأنظمة: 

قدرة النظام على التكامل مع الأنظمة الأخرى في الشركة (مثل الموارد البشرية أو المخزون ...الخ.

- التقارير الإدارية: 

توفير تقارير تفصيلية تدعم اتخاذ القرارات الإدارية.

- تعزيز الشفافية: توفير رؤية واضحة للأداء المالي.

4 - المعايير التقنية:

- استقرار النظام : عدم وجود مشاكل تقنية متكررة.

- سهولة الاستخدام: واجهة النظام ومدى سهولة تعلمها واستخدامها من قبل الموظفين.

- الأمن السيبراني: مدى حماية النظام ضد التهديدات الأمنية مثل الاختراق أو فقدان البيانات.

- التحديث والتطوير: قدرة النظام على التحديث بما يتماشى مع التكنولوجيا الحديثة.

- الدعم الفني: توفر الدعم الفني لحل المشكلات بسرعة وكفاءة.

- توفير نسخة احتياطية : توفير نسخة احتياطية للبيانات.

خطوات التقييم:

- إعداد قائمة مراجعة (Checklist) لكل معيار.

- جمع البيانات من خلال استبيانات ومقابلات مع المستخدمين الرئيسيين.

- مقارنة أداء النظام بالمعايير المثالية المطلوبة.

- تقديم تقرير شامل بالنتائج والتوصيات.

الخطوات لتحسين كفاءة النظام المحاسبي الآلي :

1 - تحليل الأداء الحالي للنظام:

- تقييم الأداء: مراجعة الوظائف الحالية للنظام وتحديد نقاط القوة والضعف.

- جمع ملاحظات المستخدمين: التحدث مع الموظفين الذين يستخدمون النظام يوميًا لفهم المشاكل التي تواجههم.

- مراجعة التقارير: تحليل جودة التقارير ومدى دقتها في تلبية احتياجات الشركة.

2 - تحسين المعايير التقنية:

- تحديث النظام: ترقية البرنامج إلى أحدث إصدار للاستفادة من الميزات الجديدة وتحسين الأمان.

- تعزيز الأمان: تنفيذ بروتوكولات أمان قوية مثل التشفير، والجدران النارية، وإدارة الصلاحيات.

- تحسين التكامل: ربط النظام بأنظمة أخرى داخل الشركة لضمان تكامل البيانات.

- تدريب الموظفين: تقديم دورات تدريبية لتحسين كفاءة استخدام النظام من قبل العاملين.

3 - تعزيز المعايير الإدارية:

- إعادة تصميم الصلاحيات: تنظيم الصلاحيات داخل النظام لتقليل الأخطاء البشرية وضمان سرية المعلومات.

- تحسين التقارير: إنشاء تقارير مخصصة تلبي احتياجات الإدارة وتحسن عملية اتخاذ القرار.

- إعادة هندسة العمليات: تبسيط العمليات المالية والإدارية لتقليل الوقت والجهد المطلوبين.

4 - تحسين المعايير المالية:

- إدارة التكلفة: مراجعة تكلفة النظام والبحث عن بدائل أو حلول أقل تكلفة وأكثر كفاءة.

- تحسين الرقابة المالية: ضبط العمليات المالية وتقليل الأخطاء من خلال مراجعات دورية للنظام.

- أتمتة العمليات: أتمتة العمليات اليدوية مثل الفواتير والمتابعة لتحسين السرعة والدقة.

5 - تحسين المعايير الرئيسية:

- التوافق مع المعايير المحاسبية: مراجعة إعدادات النظام للتأكد من الالتزام بمعايير المحاسبة المحلية والدولية.

- إضافة ميزات جديدة: تطوير النظام ليشمل ميزات متقدمة مثل التحليل المالي التنبؤي.

- تحسين المرونة: تعديل النظام ليكون أكثر قدرة على التكيف مع تغييرات الأنشطة أو التوسعات المستقبلية.

6 - قياس التحسينات:

- مقارنة الأداء: مقارنة الأداء الجديد بالنظام القديم باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية.

- استمرار التقييم: إجراء مراجعات دورية لضمان استمرار التحسينات وتلبية متطلبات العمل.