إجراءات اقفالات الفترات الشهرية والسنوية لبعض الحسابات المهمة :
اولاً : الأصول المتداولة وتشمل :
- حسابات العهد النثرية.
- حسابات البنوك.
- السلف والذمم المدينة.
- المخزون.
ثانياً : الأصول الثابتة وتشمل :
- كافة الأصول الثابتة ( اراضي، اثاث، الآت، معدات، سيارات، اجهزة حاسوب .... ).
ثالثاً : اصول اخرى وتشمل :
- حساب تسوية المصروفات.
- مصروفات مدفوعة مقدماً .
- خطابات الاعتماد البنكية.
- مطالبات من اطراف ذات علاقة .
رابعاً : الخصوم وتشمل :
- الرواتب المستحقة.
- الذمم الدائنة.
- الاقتطاعات والتأمينات.
خامساً : بنود اخرى وتشمل :
- كل الحسابات الوسيطة.
- فروق شراء او تحويل العملة الأجنبية.
بالنسبة لإجراءات الأصول المتداولة :
- حسابات العهد النثرية :
1 - جرد وتسوية العهد النثرية في نهاية كل فترة مالية ، وإعداد مذكرات داخلية موقعة من قبل الموظفين المسؤولين عن هذه العهد وذلك لمطابقة وتوثيق ارصدتها.
- حسابات البنوك :
1 - مطالبة او جمع الكشوفات البنكية بأنواعها،سواءً ارسالها عبر البريد الالكتروني او عن طريق مندوب البنوك في الشركة وذلك لعمل التسويات البنكية اللازمة.
2 - عمل التسويات اللازمة لمطابقة ارصدة الحسابات البنكية بالشركة مع كشوفات الحسابات المقدمة من البنوك ، مع ضرورة حفظ هذه التسويات في سجلات خاصة وذلك من اجل تعزيز الرقابة الداخلية، والعودة اليها حال عمل التسويات للفترة المالية التالية وخصوصاً عند وجود ارصدة او مبالغ معلقة من الفترات المالية السابقة .
3 - طلب مصادقات من البنوك بأرصدة الحسابات البنكية وذلك في نهاية كل فترة مالية سواءً شهرية او سنوية.
4 - بعد طلب المصادقات من البنوك يتم عمل مطابقة بالمصادقات المستلمة من البنوك مع الارصدة الختامية المبينة في النظام المالي للشركة في نهاية الفترة المالية.
- السلف والذمم المدينة :
1 - تسوية واقفال سلف وذمم الموظفين في نهاية كل فترة مالية والمتابعة والاشراف على تحصيلها ( سلف، رواتب، سيارات ووووو) .
2 - اعداد مذكرات داخلية موقعة ومعتمدة من قبل قسم شؤون الموظفين من اجل مطابقة وتوثيق ارصدة سلف وذمم الوظفين.
3 - مراجعة ارصدة القروض الممنوحة للموظفين ومتابعة الدفعات المترتبة عليها، وضرورة مطابقة وتوثيق ارصدة هذه القروض عن طريق اعداد مذكرات داخلية من قبل قسم شؤون الموظفين.
4 - حصر الشيكات المرتجعة ( شيكات تحت التحصيل) واعادة تحميلها كذمم مدينة ، وضرورة متابعتها والعمل على تسويتها وتحصيلها فيما بعد.
5 - اعداد تقارير تقادم الذمم المدينة بشكل عام لكل فترة من اجل متابعتها وتحصيلها .
6 - اعداد كشف بالمبالغ التي من المتوقع ان لا يتم تحصيلها خلال الفترة ، والقيام بالاجراءات اللازمة من اجل اعتمادها والموافقة عليها، وتسجيلها في النظام المالي ( مخصص الديون المشكوك في تحصيلها) .
7 - متابعة حساب او رصيد الاجازات المدفوعة مقدماً للموظفين بشكل دوري مع قسم شؤون الموظفين.
- المخزون :
1 - جرد جميع الموجودات التابعة للشركة سواءً كانت في المكاتب او المخازن او الورش عند نهاية كل فترة مالية، ومطابقة النتائج مع الأرصدة الختامية في النظام المالي، وضرورة تحديد الفروقات ان وجدت من اجل اتخاذ الاجراءات اللازمة من اجل اعتمادها وتسويتها.
بالنسبة لإجراءات الأصول الثابتة :
- اراضي ، الآت ، سيارات، اثاث، اجهزة حاسوب، معدات.
1- التأكد من تسجيل كافة الأصول الثابتة في النظام المالي وضرورة الإحتفاض بسجلات خاصة تحتوي على جميع البيانات المتعلقة بالأصول الثابتة وطرق احتساب مخصص الإستهلال،
ملاحظة : الأراضي لا يحتسب مخصص استهلاك لها.
2 - ضرورة القيام بإعادة تقييم الاصول الثابتة في نهاية كل سنة مالية.
بالنسبة لإجراءات الأصول الأخرى :
- حساب تسوية المصروفات :
1 - مراجعة كافة المبالغ التي سجلت على هذا الحساب وضرورة تسويتها وإقفال الحساب في نهاية الفترة، (كما تم شرحه سابقاً )
- المصاريف المدفوعة مقدماً :
1 - تسوية ارصدة المصاريف المدفوعة مقدماً والتأكد من توزيع الجزء المتعلق بالفترة الحالية.
- خطابات الإعتماد البنكية :
1 - التأكد من تسجيل القيود اللازمة عند فتح وإقفال خطابات الاعتماد البنكية، وضرورة مراجعتها ومطابقتها مع البنوك.
- مطالبات من اطراف ذات علاقة :
1 - متابعة المبالغ المطلوبة من الأطراف ذات العلاقة وطلب كشوفات معتمدة وموقعة من هذه الأطراف من اجل مطابقة الأرصدة معهم بشكل دوري وعمل التسويات اللازمة.
بالنسبة لإجراءات الخصوم :
- الرواتب المستحقة :
1 - التأكد من تسوية حساب الرواتب المستحقة، وضرورة متابعة ومراقبة الحساب من قبل قسم الحسابات، والتأكد من صرف وتحويل الرواتب في موعدها ، وإعادة او إيداع الرواتب التي لم تسلم لأصحابها في موعد اقصاه اخر يوم عمل من السنة المالية الحالية الجارية .
- الذمم الدائنة :
1 - تحميل كل فترة مالية باالمصاريف والالتزامات االمترتبة عليها، وضرورة إعداد تقارير تقادم الذمم الدائنة.
2 - طلب كشوفات حساب من كافة االموردين بأرصدتهم ومطابقة هذه الكشوفات مع ألارصدة المبينة في دفتر المدفوعات في نهاية الفترة المالية ، والتحقق من الدفعات المقدمة الممنوحة لهم ، وضرورة شطب و إلغاء الذمم الدائنة والتي مضى عليها أكثر من خمس سنوات ولم يتم سدادها أو المطالبة بها خلال تلك الفترة ، وثم إتخاذ إلاجراءات الالزمة.
- الاقتطاعات والتأمينات :
1 - تسوية كافة الاقتطاعات والتأمينات المستحقة على الشركة للجهات ألاخرى وضرورة
متابعتها وتسويتها بشكل دوري.
بالنسبة لإجراءات البنود الأخرى :
- الحسابات الوسيطة :
1 - مراجعة كل الحسابات الوسيطة االمدرجة في ميزان المراجعة وإجراء القيود اللازمة لإقفالها، ( كما تم شرحه سابقاً )
- فروق شراء او تحويل العملة الأجنبية :
1 - إنشاء قيود خاصة من اجل تسوية وإقفال حسابات فروق شراء او تحويل العملة ألاجنبية في نهاية كل فترة مالية.
اولاً : الأصول المتداولة وتشمل :
- حسابات العهد النثرية.
- حسابات البنوك.
- السلف والذمم المدينة.
- المخزون.
ثانياً : الأصول الثابتة وتشمل :
- كافة الأصول الثابتة ( اراضي، اثاث، الآت، معدات، سيارات، اجهزة حاسوب .... ).
ثالثاً : اصول اخرى وتشمل :
- حساب تسوية المصروفات.
- مصروفات مدفوعة مقدماً .
- خطابات الاعتماد البنكية.
- مطالبات من اطراف ذات علاقة .
رابعاً : الخصوم وتشمل :
- الرواتب المستحقة.
- الذمم الدائنة.
- الاقتطاعات والتأمينات.
خامساً : بنود اخرى وتشمل :
- كل الحسابات الوسيطة.
- فروق شراء او تحويل العملة الأجنبية.
- شرح ملخص لإجراءات اقفالات الفترات الشهرية والسنوية للحسابات المذكورة اعلاه.
بالنسبة لإجراءات الأصول المتداولة :
- حسابات العهد النثرية :
1 - جرد وتسوية العهد النثرية في نهاية كل فترة مالية ، وإعداد مذكرات داخلية موقعة من قبل الموظفين المسؤولين عن هذه العهد وذلك لمطابقة وتوثيق ارصدتها.
- حسابات البنوك :
1 - مطالبة او جمع الكشوفات البنكية بأنواعها،سواءً ارسالها عبر البريد الالكتروني او عن طريق مندوب البنوك في الشركة وذلك لعمل التسويات البنكية اللازمة.
2 - عمل التسويات اللازمة لمطابقة ارصدة الحسابات البنكية بالشركة مع كشوفات الحسابات المقدمة من البنوك ، مع ضرورة حفظ هذه التسويات في سجلات خاصة وذلك من اجل تعزيز الرقابة الداخلية، والعودة اليها حال عمل التسويات للفترة المالية التالية وخصوصاً عند وجود ارصدة او مبالغ معلقة من الفترات المالية السابقة .
3 - طلب مصادقات من البنوك بأرصدة الحسابات البنكية وذلك في نهاية كل فترة مالية سواءً شهرية او سنوية.
4 - بعد طلب المصادقات من البنوك يتم عمل مطابقة بالمصادقات المستلمة من البنوك مع الارصدة الختامية المبينة في النظام المالي للشركة في نهاية الفترة المالية.
- السلف والذمم المدينة :
1 - تسوية واقفال سلف وذمم الموظفين في نهاية كل فترة مالية والمتابعة والاشراف على تحصيلها ( سلف، رواتب، سيارات ووووو) .
2 - اعداد مذكرات داخلية موقعة ومعتمدة من قبل قسم شؤون الموظفين من اجل مطابقة وتوثيق ارصدة سلف وذمم الوظفين.
3 - مراجعة ارصدة القروض الممنوحة للموظفين ومتابعة الدفعات المترتبة عليها، وضرورة مطابقة وتوثيق ارصدة هذه القروض عن طريق اعداد مذكرات داخلية من قبل قسم شؤون الموظفين.
4 - حصر الشيكات المرتجعة ( شيكات تحت التحصيل) واعادة تحميلها كذمم مدينة ، وضرورة متابعتها والعمل على تسويتها وتحصيلها فيما بعد.
5 - اعداد تقارير تقادم الذمم المدينة بشكل عام لكل فترة من اجل متابعتها وتحصيلها .
6 - اعداد كشف بالمبالغ التي من المتوقع ان لا يتم تحصيلها خلال الفترة ، والقيام بالاجراءات اللازمة من اجل اعتمادها والموافقة عليها، وتسجيلها في النظام المالي ( مخصص الديون المشكوك في تحصيلها) .
7 - متابعة حساب او رصيد الاجازات المدفوعة مقدماً للموظفين بشكل دوري مع قسم شؤون الموظفين.
- المخزون :
1 - جرد جميع الموجودات التابعة للشركة سواءً كانت في المكاتب او المخازن او الورش عند نهاية كل فترة مالية، ومطابقة النتائج مع الأرصدة الختامية في النظام المالي، وضرورة تحديد الفروقات ان وجدت من اجل اتخاذ الاجراءات اللازمة من اجل اعتمادها وتسويتها.
بالنسبة لإجراءات الأصول الثابتة :
- اراضي ، الآت ، سيارات، اثاث، اجهزة حاسوب، معدات.
1- التأكد من تسجيل كافة الأصول الثابتة في النظام المالي وضرورة الإحتفاض بسجلات خاصة تحتوي على جميع البيانات المتعلقة بالأصول الثابتة وطرق احتساب مخصص الإستهلال،
ملاحظة : الأراضي لا يحتسب مخصص استهلاك لها.
2 - ضرورة القيام بإعادة تقييم الاصول الثابتة في نهاية كل سنة مالية.
بالنسبة لإجراءات الأصول الأخرى :
- حساب تسوية المصروفات :
1 - مراجعة كافة المبالغ التي سجلت على هذا الحساب وضرورة تسويتها وإقفال الحساب في نهاية الفترة، (كما تم شرحه سابقاً )
- المصاريف المدفوعة مقدماً :
1 - تسوية ارصدة المصاريف المدفوعة مقدماً والتأكد من توزيع الجزء المتعلق بالفترة الحالية.
- خطابات الإعتماد البنكية :
1 - التأكد من تسجيل القيود اللازمة عند فتح وإقفال خطابات الاعتماد البنكية، وضرورة مراجعتها ومطابقتها مع البنوك.
- مطالبات من اطراف ذات علاقة :
1 - متابعة المبالغ المطلوبة من الأطراف ذات العلاقة وطلب كشوفات معتمدة وموقعة من هذه الأطراف من اجل مطابقة الأرصدة معهم بشكل دوري وعمل التسويات اللازمة.
بالنسبة لإجراءات الخصوم :
- الرواتب المستحقة :
1 - التأكد من تسوية حساب الرواتب المستحقة، وضرورة متابعة ومراقبة الحساب من قبل قسم الحسابات، والتأكد من صرف وتحويل الرواتب في موعدها ، وإعادة او إيداع الرواتب التي لم تسلم لأصحابها في موعد اقصاه اخر يوم عمل من السنة المالية الحالية الجارية .
- الذمم الدائنة :
1 - تحميل كل فترة مالية باالمصاريف والالتزامات االمترتبة عليها، وضرورة إعداد تقارير تقادم الذمم الدائنة.
2 - طلب كشوفات حساب من كافة االموردين بأرصدتهم ومطابقة هذه الكشوفات مع ألارصدة المبينة في دفتر المدفوعات في نهاية الفترة المالية ، والتحقق من الدفعات المقدمة الممنوحة لهم ، وضرورة شطب و إلغاء الذمم الدائنة والتي مضى عليها أكثر من خمس سنوات ولم يتم سدادها أو المطالبة بها خلال تلك الفترة ، وثم إتخاذ إلاجراءات الالزمة.
- الاقتطاعات والتأمينات :
1 - تسوية كافة الاقتطاعات والتأمينات المستحقة على الشركة للجهات ألاخرى وضرورة
متابعتها وتسويتها بشكل دوري.
بالنسبة لإجراءات البنود الأخرى :
- الحسابات الوسيطة :
1 - مراجعة كل الحسابات الوسيطة االمدرجة في ميزان المراجعة وإجراء القيود اللازمة لإقفالها، ( كما تم شرحه سابقاً )
- فروق شراء او تحويل العملة الأجنبية :
1 - إنشاء قيود خاصة من اجل تسوية وإقفال حسابات فروق شراء او تحويل العملة ألاجنبية في نهاية كل فترة مالية.
جلو
ردحذف👍👏
ردحذف